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Ter uma Clínica legal, é muito mais do que o cumprimento das regras do Licenciamento e do SINAS

LICENCIAMENTO DE CLÍNICAS

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Quem é a GIC

Os primeiros serviços de adequação de instalações clinicas para cumprimento da legislação remontam a outubro de 2001. Nessa altura tinha acabado de ser publicado o Decreto-Lei 233/2001 de 25 de agosto que estabelecia os requisitos que as clínicas e os consultórios dentários privados deviam observar quanto a instalações, organização e funcionamento. A OMD, na pessoa do seu secretário-geral Dr. João Braga, organiza um encontro na Fundação Cupertino de Miranda para debater a nova situação - três elementos da nossa equipa estiveram presentes - e damos início ao auxílio dos responsáveis por instalações clínicas com serviços de medicina oral no processo de adequar os seus estabelecimentos às normas conhecidas e a aconselhar/acompanhar sobre o enquadramento das várias realidades perante as instituições com funções de regulação/intervenção.

Tem sido um trabalho crescente, com alguns recuos e grandes avanços, a ponto de em Maio de 2018 identificarmos 187 itens, relativos a pontos específicos a serem observados pelos Estabelecimentos Prestadores de Cuidados de Saúde (ainda nos lembramos dos primeiros relatórios de apenas oito páginas que fazíamos no início de 2012). É uma burocracia imparável, asfixiante, mas ao mesmo tempo entusiasmante. Ainda há muito a fazer pelos estabelecimentos clínicos.

Os Serviços GIC existem exatamente para auxiliar os clínicos e os Estabelecimentos Prestadores de Cuidados de Saúde a melhor lidar com todos os aspetos de enquadramento e legais.

O que é um Técnico dos Serviços GIC?

É um técnico em Procedimentos Administrativos e de Gestão de Estabelecimentos Prestadores de Cuidados de Saúde (EPCS) que tem por objetivo que os Estabelecimentos seus clientes conheçam e cumpram com as normas de forma a preservarem todos os requisitos que estiveram na base da emissão da Licença de Funcionamento.

Ter uma clínica licenciada é muito mais exigente do que cumprir com as regras restritas e pontuais à emissão da Licença de Funcionamento.

Os responsáveis pelos Estabelecimentos Clínicos vêm num técnico de Serviços GIC um assessor no sentido de os ajudar a manter as condições exigidas na lei. Após a fase da Licença de Funcionamento emitida, os serviços são realizados em forma de ensino de procedimentos. O Técnico de Serviços GIC ensina os Requisitos, Normas Legais e Boas Práticas para Manutenção, Controlo e Atualização da Licença de Funcionamento do Estabelecimento de Saúde.

O que são os Serviços GIC

Os Serviços GIC - Adequação das Instalações Clínicas à Legislação consistem na assessoria ao Diretor Clínico ou a um responsável das Instalações Clínicas para o cumprimento das normas em vigor.

No procedimento do Licenciamento, o requerente garante que tem conhecimento sobre tudo o que deve cumprir, a nível funcional, de instalações, documental e informativo, e responsabiliza-se pelo cumprimento integral dos requisitos e sua manutenção a todo o tempo.

Os itens que não se encontrem já em completa conformidade poderão ser adequados com o nosso acompanhamento. O EPCS terá uma Assistente de Consultório (AC) ou um Responsável que ficará encarregue e dará continuidade às medidas implementadas.

O acompanhamento incidirá no apoio à implementação de soluções na adequação das situações preconizadas na lei.

Os Serviços GIC são disponibilizados em 2 Formas distintas:

  • ou pela prestação dos serviços pelos técnicos da GIC
  • ou por Ensino de Procedimentos à Assistente do consultório ou outro responsável na clínica sobre os procedimentos para manutenção, controlo e atualização da Licença de Funcionamento e de outras obrigações legais e empresariais

Se Prestação dos Serviços por técnico dos Serviços GIC

Poderá ser com elaboração do Relatório, ou apenas serviços pontuais, em que não se elaborou o Relatório.

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Fase Inicial - Check-List das necessidades

Os técnicos dos Serviços GIC deslocam-se ao EPCS, fazem as medições dos espaços que compõem as instalações, verificam os equipamentos, máquina e instrumentos que o Estabelecimento tem para o desenvolvimento da(s) sua(s) atividade(s) clínica(s), recolhem documentação necessária sobre as instalações, colaboradores, seguros, autorizações administrativas, procedimentos internos escritos, confrontam-no com o acervo legislativo em vigor e elaboram um relatório, em que são espelhados entre 80 a 178 pontos, consoante o espaço físico e a tipologia objeto do relatório.

As tipologias em que os Serviços GIC intervêm são:

Clínicas ou Consultórios Médicos

PORTARIA Nº 287/2012, DE 20 DE SETEMBRO
PORTARIA Nº 136-B/2014, DE 03 DE JULHO

Centros de Enfermagem

PORTARIA Nº 801/2010, DE 23 DE AGOSTO

Clínicas ou Consultórios Dentários

PORTARIA Nº 268/2010, DE 12 DE MAIO
PORTARIA Nº 167-A/2014, DE 21 DE AGOSTO

Unidades de Medicina Física e Reabilitação

PORTARIA Nº 1212/2010, DE 30 DE NOVEMBRO

Cirurgia de Ambulatório

PORTARIA Nº 291/2012, DE 24 DE SETEMBRO
PORTARIA Nº 111/2014, DE 23 DE MAIO

Terapêuticas Não Convencionais

PORTARIA Nº 182/2014, DE 12 DE SETEMBRO

O relatório pretende ser um instrumento de trabalho, e para o efeito é apresentado uma folha resumo, em que se evidenciam todas as situações a reportar/melhorar/adequar, com chamada de atenção ao ponto do relatório onde se encontra desenvolvido as especificações do item, e com espaço para o Diretor Clínico ou responsável pelas instalações tomar anotações práticas sobre o estado da resolução do problema.

Com a entrega e apresentação do relatório, momento importante para transmitir informação do máximo interesse aos responsáveis do EPCS', dá-se por concluída a Fase Inicial do Serviço GIC.

A apresentação do relatório requer disponibilidade por parte dos responsáveis pelo EPCS, normalmente no mínimo 2 horas a uma manhã/período do dia.

A Fase Inicial pode ser contratada e executada em 24h, ou prolongar-se no tempo, dependendo da documentação recolhida, num máximo de 90 dias após o levantamento do espaço físico com a entrega do relatório com a situação do momento.

Fase Complementar

Consiste na prestação efetiva de serviços. São serviços identificados no relatório da Fase Inicial que os Serviços GIC tem competência para realizar.

Ensino de Procedimentos

Os técnicos dos Serviços GIC ensinam procedimentos relacionados com a Manutenção dos Requisitos Mínimos e Incremento de Qualidade. Incidem sobre a manutenção da informação obrigatória disponível nas instalações e acompanham na aplicação de novos procedimentos, novas regras que os EPCS têm ou terão de cumprir.

Os destinatários do ensino de procedimentos são a assistente de consultório e/ou o responsável por instalações clínicas.

Os Serviços GIC têm acompanhado sobretudo clínicos de proximidade, estabelecimentos de saúde de pequena e média dimensão, auxiliando/assessorando o responsável clínico a prevenir incumprimentos e fiscalizações por parte de entidades como: ERS; ARS; ASAE; ACSS; Delegado de Saúde; DGS; INFARMED; ACT;

DECRETO-LEI Nº 127/2014, DE 22 DE AGOSTO

DECRETO-LEI Nº 279/2009, DE 6 DE OUTUBRO (REVOGADO)

  • Registo na ERS e Pedido de Licença de Funcionamento
  • Adequação das instalações
  • Afixações obrigatórias
  • Documentos em arquivo obrigatórios por lei
  • Sinalética e outros requisitos legais

Os Diretores Clínicos ou Responsáveis pelos EPCS procuram-nos para os auxiliar nos seguintes serviços

Afixações

Elaboração das afixações obrigatórias previstas no Decreto-Lei e nas Portarias de Licenciamento e de outras afixações previstas em legislação complementar para os trabalhadores do EPCS.

Manutenção do Registo da ERS - Entidade Reguladora da Saúde (SRER - Sistema de Registo das Entidades Reguladas)

Estabelecimento, Tipologias, Entidades Convencionadas, Prestadores, Colaboradores.

SILiAmb (SIRAPA)

Registo da entidade na Agência Portuguesa do Ambiente e comunicação anual obrigatória da quantidade de resíduos produzida no EPCS.

Registo no SGREC – Sistema de Gestão de Reclamações da ERS

Todos os regulados da ERS têm que proceder à digitalização do original da Folha de Reclamações e da resposta remetida ao exponente e enviá-los à ERS através do sistema informático, no prazo de 10 dias úteis, em vez de remetê-la por correio postal ou electrónico.

SINAS

Verificação da adequação aos requisitos legais. Apoio à clínica para obtenção de uma boa classificação no rating.

Fiscalização

Implementação de procedimentos/Boas Práticas e prevenção para as ações das entidades fiscalizadoras: ERS, ARS, DGS, ACT, ASAE.

Instalações

Apoio na adequação das instalações clínicas à legislação em vigor em matéria de espaço físico e para o cumprimento da Lei das Acessibilidades.

Infarmed

Pedido de autorização de aquisição direta de medicamentos.

CNPD

Notificações e pedidos de autorização para a recolha de dados clínicos, dados biométricos e/ou videovigilância.

Sinalética

Apoio na aquisição de sinalética obrigatória no EPCS.

Documentação

Organização da documentação prevista no Decreto-Lei, Portarias do Licenciamento e Legislação Complementar, que deve estar arquivada no EPCS e disponível para consulta em caso de vistoria. Assessoria na aquisição da documentação em falta.

Ordens

Comunicações às Ordens dos Médicos e à Ordem dos Médicos Dentistas.

Registos

Apoio na aquisição de Livros de Reclamações, Registo de Ponto e Registo de Trabalho Suplementar.

Deslocações

Deslocação aos EPCS para a prestação do serviço em todo o território nacional.

Ensino de Procedimentos.

Itens da Licença de Funcionamento do EPCS e Apoio à Gestão da Clínica.

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Serviços 

Registo na ERS e Pedidos de Licença de Funcionamento

Adequação das instalações
Afixações obrigatórias
Documentos em arquivo obrigatórios por lei
Sinalética e outros requisitos legais

SINAS

Análise para o cumprimento dos indicadores de avaliação.

Acessibilidades

Relatório / Vistoria focalizado nas condições físicas do espaço e sua adequação à legislação em vigor.

Infarmed

Pedidos de autorização.

SILiAMB (SIRAPA)

Inscrição e Manutenção

Regulamentos

Elaboração de Regulamentos Internos simples e personalizados.

Comunicações às Ordens

Comunicações à Ordem dos Médicos e Ordem dos Médicos Dentistas.

CNPD

Pedidos de autorização.

Direitos e Deveres

Direitos e Deveres dos Utentes

Afixações

Outras afixações

Horários e Férias

Horários e Mapa de Férias dos Trabalhadores

ERS logo

SINAS

A ERS incumbiu-se da criação de um sistema que permitisse facultar aos utentes uma ferramenta para comparação, de forma clara e simples, dos níveis de qualidade disponíveis nos diversos estabelecimentos prestadores de cuidados de saúde de Portugal.
O SINAS visa avaliar, de forma objectiva e consistente, a qualidade dos cuidados de saúde em Portugal, com base em indicadores de avaliação que permitam obter um rating dos prestadores. A publicação deste rating garante o acesso dos utentes a informação adequada e inteligível acerca da qualidade dos cuidados de saúde nos diversos prestadores, promovendo a tomada de decisões mais informadas e a melhoria contínua dos cuidados prestados.

Exercício de atividade

Hoje em dia para um clínico poder exercer atividade clínica em Portugal, para além do facto de ser qualificado como "profissional habilitado" com inscrição em vigor na respetiva Ordem Profissional, deve atender a 2 afixações obrigatórias que estão presentes no EPCS - Estabelecimento Prestador de Cuidados de Saúde, nome técnico atribuído pela ERS - Entidade Reguladora da Saúde aos Prestadores de serviços de saúde, com determinadas caraterísticas sob a sua jurisdição, quer eles tenham instalações físicas ou não.

Uma é a afixação de registo na ERS. O clínico tem de solicitar ao diretor clínico do EPCS que este lhe dê uma credencial prevista no Regulamento do SRER - Sistema de Registo das Entidades Reguladas da ERS, que atesta que o clínico se encontra registado no seu EPCS previamente aos atos clínicos. A ERS tem de ter conhecimento a todo o tempo onde o Prestador se encontra a exercer. A forma de o clínico saber se o EPCS o registou é por consulta à página de registo do EPCS no site da ERS e verificar se o seu nome consta, situação que desde o inicio do verão de 2016 se encontra inoperante. Se dessa forma não consegue verificar, resta ao clínico a solução da já descrita obtenção da credencial. De referir que não são poucas as situações de coimas aplicadas aos Prestadores por falta de registo no SRER. No www.portaldoclinico.pt estão elencadas estas situações. Em última circunstância cabe ao próprio Prestador clínico, ser sujeito ativo do registo na ERS.

A segunda afixação obrigatória que o clínico tem de ter em atenção quando pratica em instalações clínicas que não são da sua responsabilidade, é que o EPCS tem Licença de Funcionamento para a tipologia “clínicas e consultórios dentários”.

Ao todo são 14 as afixações obrigatórias num EPCS. Empresas como os Serviços GIC- Gestão Integrada de Clínicas, ajudam os diretores clínicos e outros responsáveis por estabelecimentos clínicos, situados entre o Minho e o Algarve, a cumprir com a vasta legislação. Ter uma clínica legal é muito mais do que cumprir com as regras restritas das Portarias do Licenciamento

O facto de estarem inscritos na Ordem e com as quotas em dia, dá-lhes automaticamente acesso ao Seguro de Responsabilidade Civil Profissional até um determinado montante. Uma cópia da Ficha de Aptidão Médica, emitida por um médico da medicina do trabalho, é de fornecer ao responsável do EPCS onde exercem. Esta Ficha tem uma validade que interessa renovar para não expirar.

Relatório de Conformidade

Hoje em dia um prestador de serviços de saúde só pode exercer num EPCS que satisfaçam 2 condições.
Ao entrar num EPCS têm de encontrar/ver pelo menos 2 afixações na parede.
Um é o do Registo no SRER (e aqui o prestador tem de obter do EPCS documento comprovativo da sua inscrição), a outra é a afixação da Licença de Funcionamento.

Para obtenção da Licença de Funcionamento para um EPCS, o responsável do EPCS ou Diretor Clínico tem de submeter um pedido através do sitio da ERS, na área privada.
Este pedido de Licença consiste num questionário com uma série de perguntas, variando conforme a tipologia.
No caso da tipologia de clínicas e consultórios médicos são 28 perguntas, de resposta SIM, em que o responsável pelo EPCS se responsabiliza pelo cumprimento integral dos requisitos de funcionamento exigíveis para a atividade que se propõem exercer ou que exercem.

Desde 2014, com o Decreto-lei 127/2014 de 22 de Agosto, que a prestação de informações incorretas ou incompletas no questionário e o incumprimento dos requisitos de funcionamento exigíveis para a atividade que se propõem exercer ou que exercem é considerada crime e é punível com uma coima de €2000 a €3740,98, no caso de se tratar de pessoa singular, e de e €4000 a €44891,81, no caso de se tratar de pessoa coletiva.

A este procedimento chama-se "Procedimento Simplificado", que é simplificado para a ERS e não para o prestador, uma vez que recai sobre o prestador ter tido o ónus de verificar o cumprimento com a lei.
No procedimento ordinário, é a ERS que vem verificar o EPCS e diz se este está conforme.

Este Relatório está elaborado de forma a facilitar a resposta às perguntas do questionário e é composto pelo relatório (1 por tipologia), separata sobre Acessibilidades e outros anexos inerentes ao EPCS
No momento da submissão do pedido da Licença de Funcionamento, para cada pergunta enquadramos os itens correspondentes que auxiliam na resposta

Assim temos consciência das situações de menos conformidade com os requisitos mínimos estipulados na Lei.
O relatório está organizado por 3 colunas, a 1a coluna com os itens analisados, a 2a coluna com a descrição do observado no EPCS e a 3a coluna com a solução proposta ou apenas chamada de atenção como mera informação. É a coluna "Situação a Resolver/Melhorar/Informar.

Uma vez que é extenso o relatório, vamos apenas focarmo-nos nesta 3a coluna: "Situações a Resolver/Melhorar/Informar".
Temos uma folha resumo, que em principio vai acompanhar o Diretor Cínico ou o responsável pelo EPCS nos próximos tempos.
É uma "folha" de trabalho, preparada para se fazer anotações e consulta rápida aos itens com explicação detalhada no relatório.
Está também organizada de forma a facilitar a divulgação das tarefas a realizar por quem pode auxiliar.

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Atuação

São vários os pontos onde poderemos colaborar na concretização do objetivo de enquadramento/cumprimento da legislação vigente sobre Licenciamento de EPCS

1 - Objetivo
A abertura, modificação e funcionamento de um Estabelecimento Prestador de Cuidados de Saúde está sujeito a um regime jurídico próprio e requer a verificação de um conjunto de requisitos técnicos de funcionamento aplicáveis a cada uma das tipologias
A GIC-Gestão Integrada de Clinicas apoia a Direção Clinica na adequação das instalações sob sua responsabilidade, às regras das entidades que regulam, fiscalizam e acompanham atividade do seu EPCS.
Os serviços incidem nas situações que são do conhecimento dos Serviços GIC e contemplam os itens resultantes de pesquisa rigorosa, mas não absoluta porque falível, da legislação em vigor.

Existem duas situações a ter presente na adequação dos serviços e das instalações clínicas à legislação:
1. As de cumprimento obrigatório, referidas na legislação específica para a obtenção da Licença de Funcionamento (licenciamento) e demais legislação dispersa;
2. Os procedimentos e adequações para a prossecução do objetivo de melhoria contínua de qualidade, não impostos por lei, mas já objetivados e adotados por vários EPCS.
O licenciamento e a qualidade, com objetivos marcadamente distintos, são complementares. A implementação de critérios de qualidade vai para além do mínimo exigido para funcionamento.
Identificamos assim, dois momentos possíveis e distintos, mas a que podem corresponder a uma única Fase, para atingir os objetivos que interessam ao estabelecimento clínico nesta matéria.

a) Momento I - Assessoria para o cumprimento de requisitos mínimos obrigatórios para funcionamento.
O serviço materializa-se na elaboração de relatório (s) que permitirá ao) a gerência ou direção clinica/técnica conhecer a situação de conformidade ou não, nessa data, das questões a ter em conta para manutenção/obtenção da Licença de Funcionamento. Por tipologia, são analisados entre 80 a 178 itens, dependendo do caso a licenciar, resultantes de pesquisa rigorosa, mas não absoluta porque falível, da legislação em vigor.

Chama-se a atenção para a eventualidade da existência de clínicos que exerçam autonomamente, ou sejam titulares de convenção com uma qualquer entidade financiadora (SNS ou subsistemas de saúde), serem considerados “estabelecimentos” para efeitos de registo na ERS. Se assim for, têm de ser registados autonomamente e sujeitos à obediência do Licenciamento.

(As tipologias possíveis a contemplar são: clínicas ou consultórios dentários; clínicas ou consultórios médicos; internamento; obstetrícia e neonatologia; cirurgia de ambulatório; unidades de radiologia; centros de enfermagem; unidades de medicina física e de reabilitação; unidades de diálise; medicina nuclear; radioterapia/radioncologia; laboratórios de anatomia patológica; laboratórios de patologia clinica / análises clinicas; laboratórios de genética médica; TNC - terapêuticas não convencionais)

b) Momento II - Alguns itens referidos no relatório que não se encontrem já em completa conformidade poderão ser adequados com o nosso acompanhamento
Esse acompanhamento incidirá no apoio à implementação de soluções na adequação das situações preconizadas na lei em que as mais comuns são:

A - SRER - Sistema de Registo de Estabelecimentos Regulados
Rever e acompanhar a informação do registo no Sistema de Registo de Estabelecimentos Regulados (SRER). Ter presente que deve ser possível ao utente (3) determinar quem é a entidade prestadora e responsável, em cada momento, por cada ato ou diligência, praticada ou omitida, do concreto cuidado de saúde: se o clínico individual ou outra entidade que presta serviços no espaço físico da clinica.

B - Utentes - Informação ao Utente
Garantir a informação ao utente: implementação das afixações obrigatórias, que até ao momento identificamos 16.
Elaboração de afixações obrigatórias previstas no Decreto-Lei e nas Portarias do licenciamento
Elaboração de afixações obrigatórias previstas noutras disposições legais

C - Documentação - Arquivo / Consulta
Assegurar a informação em arquivo e a disponível para consulta;
Assegurar a implementação: medidas de autoproteção; sinalização, portas/saídas; plano de emergência; iluminação; controlo da temperatura e humidade; altura dos extintores; segurança contra incêndios em edifícios; Fichas de aptidão médica; Seguros;
Controlo da Formação obrigatória; Autorização para aquisição direta de medicamentos;
CNPD - Envio de dados a subsistemas de saúde e outros; Reclamações - cumprir;
Recurso a serviços de terceiros - entre outras.

D - Instalações Técnicas
Acessibilidades: instalações sanitárias; guichês/balcões de atendimento; ascensores;
Equipamentos vários e instalações técnicas;
Dimensões e caraterísticas dos gabinetes, salas de tratamentos, salas de exames, salas de recuperação; Processos e instalações relativos a sujos, despejos, gestão de resíduos;
Desinfeção - processos e instalações, localização; Instalações elétricas, requisitos sobre tomadas.

(3) – Serviço efetuado sob a ótica da ERS, que atua sempre na defesa dos direitos e interesses dos utentes.

GIC – Gestão Integrada de Clínicas

É uma empresa especializada na adequação das clínicas médicas, de medicina dentária e terapêuticas não convencionais à legislação em vigor.

O serviço GIC foi criado para apoiar o Diretor Clínico na adequação das instalações clínicas, sob sua responsabilidade, às regras das entidades que regulam e interferem na atividade do seu EPCS - Estabelecimento Prestador de Cuidados de Saúde.

Prevenção para as ações das entidades fiscalizadoras: ERS; ARS; DGS; ACT; ASAE; Delegado de Saúde; ACSS; INFARMED; DIL - Direção de Inspeção e Licenciamentos.  Além da fiscalização das próprias entidades com interesses diretos nas coimas (PassMusica, SPA, Ordens Profissionais, Proteção de Dados, ...).

Ter a sua Clínica legal, vai muito além do cumprimento restrito das regras do Licenciamento.

A GIC tem preços protocolados. Contacte-nos para mais informações.

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