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REGISTO / LICENCIAMENTO / LEGISLAÇÃO CONEXA

Ter uma Clínica legal é mais do que o cumprimento das obrigações com a ERS

LICENCIAMENTO DE CLÍNICAS

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QUEM SOMOS

Com a publicação do DL 233/2001 de 25 de agosto, que estabelecia os requisitos que as clínicas e os consultórios dentários privados deviam observar quanto a instalações, organização e funcionamento, surgem os primeiros serviços de adequação das instalações clínicas (Estabelecimentos Prestadores de Cuidados de Saúde - EPCS).
A GIC nasce no interior da FIFO Economistas, para dar resposta às necessidades de apoio aos EPCS.
Tem sido um trabalho crescente, com alguns recuos e grandes avanços, a ponto de, actualmente, identificarmos 178 itens relativos a pontos específicos a serem observados pelos Estabelecimentos Prestadores de Cuidados de Saúde. É uma burocracia imparável, asfixiante, mas ao mesmo tempo entusiasmante.
Em 2019 a GIC aposta na Formação e transforma-se em ACADEMIA GIC.
Os Serviços da Academia GIC existem exatamente para auxiliar os clínicos e os Estabelecimentos Prestadores de Cuidados de Saúde a melhor lidar com todos os aspetos de enquadramento e legais
.

O que é um Técnico da Academia GIC?

É um especialista em Procedimentos Administrativos e de Gestão de Estabelecimentos Prestadores de Cuidados de Saúde que tem por objetivo capacitar pessoal designado dos Estabelecimentos seus clientes de modo a que conheçam e cumpram com as normas, de forma a preservarem todos os requisitos que estiveram na base da emissão da Licença de Funcionamento.

Ter uma clínica licenciada é muito mais exigente do que cumprir com as regras restritas e pontuais à emissão da Licença de Funcionamento.

Os responsáveis pelos Estabelecimentos Clínicos vêm num técnico de Serviços GIC um assessor no sentido de os ajudar a manter o EPCS nos mais elevados padrões de Qualidade e Segurança exigidos na lei.

O que são os Serviços da Academia GIC

Os Serviços da Academia GIC - Adequação das Instalações Clínicas à Legislação consistem na assessoria ao Diretor Clínico ou a um responsável das Instalações Clínicas para o cumprimento das normas em vigor.
No procedimento do Licenciamento, o requerente garante que tem conhecimento sobre tudo o que deve cumprir, a nível funcional, de instalações, documental e informativo, e responsabiliza-se pelo cumprimento integral dos requisitos e sua manutenção a todo o tempo.
Os itens que não se encontrem já em completa conformidade poderão ser adequados com o nosso acompanhamento. O EPCS terá uma Assistente de Consultório (AC) ou um Responsável que ficará encarregue e dará continuidade às medidas implementadas.
O acompanhamento incidirá no apoio à implementação de soluções na adequação das situações preconizadas na lei.
Os Serviços da Academia GIC são disponibilizados em 2 Formas distintas
:

  • Preferencialmente, por Ensino de Procedimentos à Assistente do consultório ou outro responsável na clínica sobre os procedimentos para manutenção, controlo e atualização da Licença de Funcionamento e de outras obrigações legais e empresariais. Esta formação é feita em contexto de trabalho, a um máximo de 3 formando/sessão de capacitação.
  • Excepcionalmente, pela prestação dos serviços pelos técnicos da Academia GIC
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Fase Inicial - Identificação das necessidades

Os técnicos da Academia GIC deslocam-se ao EPCS, onde reunirão com a pessoa com poder de decisão. A finalidade é a apresentar as acções de capacitação que entendam necessárias em função do diagnóstico decorrentes das desconformidade legais encontradas, resultado de um estudo prévio ou de dados fornecidos no decorrer desta reunião.
A assinatura do contrato de adjudicação marca o final da fase inicial.

As tipologias em que os Serviços GIC intervêm são:

Clínicas ou Consultórios Médicos

PORTARIA Nº 287/2012, DE 20 DE SETEMBRO
PORTARIA Nº 136-B/2014, DE 03 DE JULHO

Centros de Enfermagem

PORTARIA Nº 801/2010, DE 23 DE AGOSTO

Clínicas ou Consultórios Dentários

PORTARIA Nº 268/2010, DE 12 DE MAIO
PORTARIA Nº 167-A/2014, DE 21 DE AGOSTO

Unidades de Medicina Física e Reabilitação

PORTARIA Nº 1212/2010, DE 30 DE NOVEMBRO

Cirurgia de Ambulatório

PORTARIA Nº 291/2012, DE 24 DE SETEMBRO
PORTARIA Nº 111/2014, DE 23 DE MAIO

Terapêuticas Não Convencionais

PORTARIA Nº 182/2014, DE 12 DE SETEMBRO

Fase Complementar – Ministrar as Capacitações

Os Formadores da Academia GIC deslocam-se ao EPCS e, na data e horário previamente acordados, ministram as acções de capacitação, as quais são alvo de avaliação final.
O objectivo final e o de fazer com que, no final da formação, os elementos designados estejam dotados de conhecimentos e ferramentas que lhes permitam manter, a cada momento, o EPCS em cumprimento com as Leis vigentes.
Em alternativa, em casos excepcionais, os técnicos da Academia GIC podem executar as tarefas que levem o EPCS a estar em conformidade com os normativos legais.

3 Eixos Principais de Formação

Registo

Licenciamento

Outra Legislação

Diz respeito a ERS e Ordens Profissionais

Diz respeito a ACT, ACSS, APA, ARS, ASAE, Autoridade Tributária, DGS, INFARMED, Protecção Civil...

Complexa burocracia, que se reflete nos 178 pontos de análise que identificámos como fundamentais para o legal funcionamento da Clinica/ Consultório. 

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Capacitações/Serviços

Registo na ERS e Pedidos de Licença de Funcionamento

Adequação das instalações
Afixações obrigatórias
Documentos em arquivo obrigatórios por lei
Sinalética e outros requisitos legais

Plano de Higienização

Plano de higienização e controlo da infecção.

Acessibilidades

Relatório / Vistoria focalizado nas condições físicas do espaço e sua adequação à legislação em vigor.

Infarmed

Pedidos de autorização.

SILiAMB (MIRR)

Inscrição e Manutenção

Regulamentos

Elaboração de Regulamentos Internos simples e personalizados.

Comunicações às Ordens

Comunicações à Ordem dos Médicos e Ordem dos Médicos Dentistas.

CNPD

RGPD e Segurança da Informação.

Direitos e Deveres

Direitos e Deveres dos Utentes

Afixações

Outras afixações

Horários e Férias

Horários e Mapa de Férias dos Trabalhadores

Exercício de atividade

Hoje em dia para um clínico poder exercer atividade clínica em Portugal, para além do facto de ser qualificado como "profissional habilitado" com inscrição em vigor na respetiva Ordem Profissional, deve atender a 2 afixações obrigatórias que estão presentes no EPCS - Estabelecimento Prestador de Cuidados de Saúde, nome técnico atribuído pela ERS - Entidade Reguladora da Saúde aos Prestadores de serviços de saúde, com determinadas caraterísticas sob a sua jurisdição, quer eles tenham instalações físicas ou não.

Uma é a afixação de registo na ERS. O clínico tem de solicitar ao diretor clínico do EPCS que este lhe dê uma credencial prevista no Regulamento do SRER - Sistema de Registo das Entidades Reguladas da ERS, que atesta que o clínico se encontra registado no seu EPCS previamente aos atos clínicos. A ERS tem de ter conhecimento a todo o tempo onde o Prestador se encontra a exercer. A forma de o clínico saber se o EPCS o registou é por consulta à página de registo do EPCS no site da ERS e verificar se o seu nome consta, situação que desde o inicio do verão de 2016 se encontra inoperante. Se dessa forma não consegue verificar, resta ao clínico a solução da já descrita obtenção da credencial. De referir que não são poucas as situações de coimas aplicadas aos Prestadores por falta de registo no SRER. No www.portaldoclinico.pt estão elencadas estas situações. Em última circunstância cabe ao próprio Prestador clínico, ser sujeito ativo do registo na ERS.

A segunda afixação obrigatória que o clínico tem de ter em atenção quando pratica em instalações clínicas que não são da sua responsabilidade, é que o EPCS tem Licença de Funcionamento para a tipologia “clínicas e consultórios dentários”.

Ao todo são 14 as afixações obrigatórias num EPCS. Empresas como a Academia GIC- Gestão Integrada de Clínicas, ajudam os diretores clínicos e outros responsáveis por estabelecimentos clínicos, situados entre o Minho e o Algarve, a cumprir com a vasta legislação. Ter uma clínica legal é muito mais do que cumprir com as regras restritas das Portarias do Licenciamento

O facto de estarem inscritos na Ordem e com as quotas em dia, dá-lhes automaticamente acesso ao Seguro de Responsabilidade Civil Profissional até um determinado montante. Uma cópia da Ficha de Aptidão Médica, emitida por um médico da medicina do trabalho, é de fornecer ao responsável do EPCS onde exercem. Esta Ficha tem uma validade que interessa renovar para não expirar.

Relatório de Conformidade

Hoje em dia um prestador de serviços de saúde só pode exercer num EPCS que satisfaçam 2 condições.
Ao entrar num EPCS têm de encontrar/ver pelo menos 2 afixações na parede.
Um é o do Registo no SRER (e aqui o prestador tem de obter do EPCS documento comprovativo da sua inscrição), a outra é a afixação da Licença de Funcionamento.

Para obtenção da Licença de Funcionamento para um EPCS, o responsável do EPCS ou Diretor Clínico tem de submeter um pedido através do sitio da ERS, na área privada.
Este pedido de Licença consiste num questionário com uma série de perguntas, variando conforme a tipologia.
No caso da tipologia de clínicas e consultórios médicos são 28 perguntas, de resposta SIM, em que o responsável pelo EPCS se responsabiliza pelo cumprimento integral dos requisitos de funcionamento exigíveis para a atividade que se propõem exercer ou que exercem.

Desde 2014, com o Decreto-lei 127/2014 de 22 de Agosto, que a prestação de informações incorretas ou incompletas no questionário e o incumprimento dos requisitos de funcionamento exigíveis para a atividade que se propõem exercer ou que exercem é considerada crime e é punível com uma coima de €2000 a €3740,98, no caso de se tratar de pessoa singular, e de e €4000 a €44891,81, no caso de se tratar de pessoa coletiva.

A este procedimento chama-se "Procedimento Simplificado", que é simplificado para a ERS e não para o prestador, uma vez que recai sobre o prestador ter tido o ónus de verificar o cumprimento com a lei.
No procedimento ordinário, é a ERS que vem verificar o EPCS e diz se este está conforme.

Este Relatório está elaborado de forma a facilitar a resposta às perguntas do questionário e é composto pelo relatório (1 por tipologia), separata sobre Acessibilidades e outros anexos inerentes ao EPCS
No momento da submissão do pedido da Licença de Funcionamento, para cada pergunta enquadramos os itens correspondentes que auxiliam na resposta

Assim temos consciência das situações de menos conformidade com os requisitos mínimos estipulados na Lei.
O relatório está organizado por 3 colunas, a 1a coluna com os itens analisados, a 2a coluna com a descrição do observado no EPCS e a 3a coluna com a solução proposta ou apenas chamada de atenção como mera informação. É a coluna "Situação a Resolver/Melhorar/Informar.

Uma vez que é extenso o relatório, vamos apenas focarmo-nos nesta 3a coluna: "Situações a Resolver/Melhorar/Informar".
Temos uma folha resumo, que em principio vai acompanhar o Diretor Cínico ou o responsável pelo EPCS nos próximos tempos.
É uma "folha" de trabalho, preparada para se fazer anotações e consulta rápida aos itens com explicação detalhada no relatório.
Está também organizada de forma a facilitar a divulgação das tarefas a realizar por quem pode auxiliar.

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Atuação

São vários os pontos onde poderemos colaborar na concretização do objetivo de enquadramento/cumprimento da legislação vigente sobre Licenciamento de EPCS

1 - Objetivo
A abertura, modificação e funcionamento de um Estabelecimento Prestador de Cuidados de Saúde está sujeito a um regime jurídico próprio e requer a verificação de um conjunto de requisitos técnicos de funcionamento aplicáveis a cada uma das tipologias
A GIC-Gestão Integrada de Clinicas apoia a Direção Clinica na adequação das instalações sob sua responsabilidade, às regras das entidades que regulam, fiscalizam e acompanham atividade do seu EPCS.
Os serviços incidem nas situações que são do conhecimento dos Serviços GIC e contemplam os itens resultantes de pesquisa rigorosa, mas não absoluta porque falível, da legislação em vigor.

Existem duas situações a ter presente na adequação dos serviços e das instalações clínicas à legislação:
1. As de cumprimento obrigatório, referidas na legislação específica para a obtenção da Licença de Funcionamento (licenciamento) e demais legislação dispersa;
2. Os procedimentos e adequações para a prossecução do objetivo de melhoria contínua de qualidade, não impostos por lei, mas já objetivados e adotados por vários EPCS.
O licenciamento e a qualidade, com objetivos marcadamente distintos, são complementares. A implementação de critérios de qualidade vai para além do mínimo exigido para funcionamento.
Identificamos assim, dois momentos possíveis e distintos, mas a que podem corresponder a uma única Fase, para atingir os objetivos que interessam ao estabelecimento clínico nesta matéria.

a) Momento I - Assessoria para o cumprimento de requisitos mínimos obrigatórios para funcionamento.
O serviço materializa-se na elaboração de relatório (s) que permitirá ao) a gerência ou direção clinica/técnica conhecer a situação de conformidade ou não, nessa data, das questões a ter em conta para manutenção/obtenção da Licença de Funcionamento. Por tipologia, são analisados entre 80 a 178 itens, dependendo do caso a licenciar, resultantes de pesquisa rigorosa, mas não absoluta porque falível, da legislação em vigor.

Chama-se a atenção para a eventualidade da existência de clínicos que exerçam autonomamente, ou sejam titulares de convenção com uma qualquer entidade financiadora (SNS ou subsistemas de saúde), serem considerados “estabelecimentos” para efeitos de registo na ERS. Se assim for, têm de ser registados autonomamente e sujeitos à obediência do Licenciamento.

(As tipologias possíveis a contemplar são: clínicas ou consultórios dentários; clínicas ou consultórios médicos; internamento; obstetrícia e neonatologia; cirurgia de ambulatório; unidades de radiologia; centros de enfermagem; unidades de medicina física e de reabilitação; unidades de diálise; medicina nuclear; radioterapia/radioncologia; laboratórios de anatomia patológica; laboratórios de patologia clinica / análises clinicas; laboratórios de genética médica; TNC - terapêuticas não convencionais)

b) Momento II - Alguns itens referidos no relatório que não se encontrem já em completa conformidade poderão ser adequados com o nosso acompanhamento
Esse acompanhamento incidirá no apoio à implementação de soluções na adequação das situações preconizadas na lei em que as mais comuns são:

A - SRER - Sistema de Registo de Estabelecimentos Regulados
Rever e acompanhar a informação do registo no Sistema de Registo de Estabelecimentos Regulados (SRER). Ter presente que deve ser possível ao utente (3) determinar quem é a entidade prestadora e responsável, em cada momento, por cada ato ou diligência, praticada ou omitida, do concreto cuidado de saúde: se o clínico individual ou outra entidade que presta serviços no espaço físico da clinica.

B - Utentes - Informação ao Utente
Garantir a informação ao utente: implementação das afixações obrigatórias, que até ao momento identificamos 16.
Elaboração de afixações obrigatórias previstas no Decreto-Lei e nas Portarias do licenciamento
Elaboração de afixações obrigatórias previstas noutras disposições legais

C - Documentação - Arquivo / Consulta
Assegurar a informação em arquivo e a disponível para consulta;
Assegurar a implementação: medidas de autoproteção; sinalização, portas/saídas; plano de emergência; iluminação; controlo da temperatura e humidade; altura dos extintores; segurança contra incêndios em edifícios; Fichas de aptidão médica; Seguros;
Controlo da Formação obrigatória; Autorização para aquisição direta de medicamentos;
CNPD - Envio de dados a subsistemas de saúde e outros; Reclamações - cumprir;
Recurso a serviços de terceiros - entre outras.

D - Instalações Técnicas
Acessibilidades: instalações sanitárias; guichês/balcões de atendimento; ascensores;
Equipamentos vários e instalações técnicas;
Dimensões e caraterísticas dos gabinetes, salas de tratamentos, salas de exames, salas de recuperação; Processos e instalações relativos a sujos, despejos, gestão de resíduos;
Desinfeção - processos e instalações, localização; Instalações elétricas, requisitos sobre tomadas.

(3) – Serviço efetuado sob a ótica da ERS, que atua sempre na defesa dos direitos e interesses dos utentes.

GIC – Gestão Integrada de Clínicas

É uma empresa especializada na adequação das clínicas médicas, de medicina dentária e terapêuticas não convencionais à legislação em vigor.

O serviço GIC foi criado para apoiar o Diretor Clínico na adequação das instalações clínicas, sob sua responsabilidade, às regras das entidades que regulam e interferem na atividade do seu EPCS - Estabelecimento Prestador de Cuidados de Saúde.

Prevenção para as ações das entidades fiscalizadoras: ERS; ARS; DGS; ACT; ASAE; Delegado de Saúde; ACSS; INFARMED; DIL - Direção de Inspeção e Licenciamentos.  Além da fiscalização das próprias entidades com interesses diretos nas coimas (PassMusica, SPA, Ordens Profissionais, Proteção de Dados, ...).

Ter a sua Clínica legal, vai muito além do cumprimento restrito das regras do Licenciamento.

A Academia GIC tem preços protocolados. Contacte-nos para mais informações.

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